O que faz um gerente de facilities?

Generalista por natureza, profissional deve mesclar habilidades técnicas, gerenciais e humanas, prestando todo o suporte necessário para as companhias se dedicarem exclusivamente às atividades-fim

Publicado em: 14/06/2022

Texto: Eric Cozza

foto de duas pessoas trabalhando juntas
Portaria, limpeza, estacionamento, segurança, fornecimento de água e energia e infraestrutura predial: todo o backoffice de uma empresa pode ser gerenciado pela área de facilities (Foto: Shutterstock)

Imagine uma função na qual o profissional só costuma ser notado quando há problemas: limpeza inadequada dos banheiros, falta de água no reservatório, ar-condicionado com defeito ou uma conta de energia que subiu muito. Se nada disso acontece, é bem provável que o gerente de facilities esteja trabalhando com excelência e tal desempenho, infelizmente, passe desapercebido.

Para que isso não aconteça, a habilidade de comunicação é uma das competências que pode e deve ser desenvolvida por esse gestor, que costuma ser responsável, em muitas empresas, por um dos três principais orçamentos internos, junto com áreas estratégicas, tais como recursos humanos, marketing etc.

Eficiência, economia e bem-estar são os pilares da área de facilities. Devemos focar nossas ações nesses três pontos, que já contemplam a segurança física das pessoas e a preocupação com a sustentabilidade e o uso racional dos recursos naturais
Eng. Lamberto Grinover, da Brookfield do Brasil

“Será que, em épocas de chuvas fortes, as pessoas têm conhecimento de quantas vezes o sistema de proteção de descargas atmosféricas ou de geradores de energia são acionados para garantir que elas trabalhem em segurança e sem interrupções?”, pergunta Francisco Abrantes, diretor executivo da Mininermaxx–Fusley Mining Group e autor do livro “Gerenciamento de Facilities e Properties”. A resposta é simples: não, pois consideram que é responsabilidade da empresa garantir as condições adequadas de trabalho.

“Eficiência, economia e bem-estar são os pilares da área de facilities”, afirma o engenheiro Lamberto Grinover, da Brookfield do Brasil. “Devemos focar nossas ações nesses três pontos, que já contemplam a segurança física das pessoas e a preocupação com a sustentabilidade e o uso racional dos recursos naturais”, completa.

No Brasil, ao contrário do que acontece nos Estados Unidos e na Europa, não há cursos de graduação específicos nessa área. Existem, entretanto, algumas opções de pós-graduação e cursos livres relacionados (ver links abaixo).

OPÇÕES DE PÓS-GRADUAÇÃO, MBA E CURSOS LIVRES NA ÁREA

AEA Educação Continuada
Faculdade de Tecnologia SENAI Anchieta
Universidade Presbiteriana Mackenzie
Universidade de São Paulo | Poli-Integra

Por conta disso, há profissionais de várias formações atuando na área, desde as diferentes especialidades de engenharia (civil, mecânica, elétrica etc.), passando por administração de empresas, economia, psicologia e até filosofia. “O essencial é gostar de pessoas, pois vamos tratar com elas o tempo todo, sejam usuários, clientes, subcontratados, colegas ou membros da nossa equipe”, afirma Grinover.

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES DO GERENTE DE FACILITIES

Mas quais são, afinal, os principais requisitos exigidos desse profissional? Confira habilidades e competências desejadas pelos contratantes.

1) Gestão e controle financeiro

Saber desenvolver e trabalhar com indicadores. É importante gerenciar bem os dados históricos, gráficos e diferentes tipos de relatórios. O gerente de facilities sempre será cobrado por uma análise precisa de desempenho. Também é responsável por controlar a quantidade de materiais utilizados e, em especial, os gastos incorridos com os serviços. Um bom gestor só é valorizado pelo contratante se for capaz de administrar o orçamento previsto e minimizar os gastos. Detalhe: sem deixar cair a qualidade.

As pessoas só vão lembrar de você depois que apertarem o interruptor de uma sala de reunião e a luz não acender. Apanhar de todos os lados é inevitável e não dá para se melindrar com isso
Francisco Abrantes, diretor executivo da Mininermaxx–Fusley Mining Group e autor do livro “Gerenciamento de Facilities e Properties

2) Conhecimento técnico

Como já dito anteriormente, o gerente de facilities é um generalista por natureza. De nada adianta ser especialista em um determinado assunto e deixar outros, também relevantes, de lado. Ou, pior, não atender às pessoas e deixar de ouvi-las com atenção. De qualquer forma, algum conhecimento técnico é mandatório. O profissional deve ter habilidade para identificar diferentes especialistas, saber argumentar com eles e mantê-los por perto para acioná-los, sempre que necessário. Chamados de hard services no jargão da área, os sistemas prediais e utilidades (água, energia, ar-condicionado, combate ao fogo etc.) garantem a segurança e o bem-estar dos usuários de um edifício e não podem ser relegados a segundo plano, em hipótese alguma. Constituem parte central da atividade.

3) Liderança, resiliência e gestão de pessoas

“As pessoas só vão lembrar de você depois que apertarem o interruptor de uma sala de reunião e a luz não acender”, afirma Abrantes. Por isso, é uma função na qual a resiliência é muito importante. “Apanhar de todos os lados é inevitável e não dá para se melindrar com isso”, completa. Ter uma liderança assertiva também é fundamental: saber lidar com as pessoas e ouvi-las, mas sempre focando nas melhores soluções para a empresa. Afinal, é fácil se perder e assumir responsabilidades que não lhe pertencem quando as cobranças vêm de todos os lados. Por vezes, de forma intempestiva. Paciência, objetividade e foco são fundamentais.

4) Habilidade com tecnologia

Não é mais concebível, por exemplo, abrir e fechar ordens de serviço sem um sistema informatizado. O controle manual é mais sujeito a erros, perdas de informação e retrabalhos. O gerente de facilities precisa ter dados em mãos para negociar com fornecedores, dashboards para apresentar e visualizar indicadores e meios para acessar rapidamente a avaliação dos usuários.

Novas tecnologias como o IOT (internet of things ou internet das coisas), por exemplo, permitem a redução do controle humano, maior integração de dados e geração mais rápida de informação, com precisão e qualidade. A metodologia BIM (Building Information Modeling), que tem sido incorporada aos processos de projeto e execução de edifícios de escritórios, promete avançar também para as etapas de gestão da manutenção, com um manancial de informações técnicas muito superior ao verificado até hoje. Quem quiser atuar nessa área precisa estar de olho nisso.

As pessoas também perguntam: Como o BIM pode alavancar a sua carreira na construção?

5) Capacidade de comunicação

Como reclamar da falta de reconhecimento se o profissional não expõe o que está fazendo? Há quem tenha dificuldade e outros que simplesmente menosprezam tais atividades, abdicando assim de divulgar as próprias iniciativas. Mas será que faz sentido continuar dessa forma em uma área na qual só lembram de você quando algo dá errado?

Procure ficar visível para clientes internos e externos. Pergunte sobre problemas, se antecipe a eles e trace objetivos comuns com seus usuários. Use dados, informações e estatísticas para embasar ações e justificar suas iniciativas. Isso não é mero marketing pessoal, mas uma forma de estreitar relações com as pessoas, conhecer melhor os gargalos e poder trabalhar nas soluções que estiverem ao seu alcance.

Carreira: qual é a sua sugestão de tema para o nosso espaço dedicado aos profissionais de Engenharia Civil, Arquitetura e Construção?

Colaboração técnica

Francisco Abrantes – Formado em administração de empresas, possui pós-graduação em gestão de pessoas, finanças e filosofia e MBA pelo Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa e University of Dallas. Trabalhou em empresas do segmento do varejo, farmacêutico, TI, oil & gas, tv & rádio, mineração e de serviços. Fundador e ex-presidente da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), hoje é membro do Conselho Deliberativo e presidente do Comitê de Ética. Também é membro do IFMA (International Facility Management Association). Diretor executivo da Mininermaxx–Fusley Mining Group, é autor do livro “Gerenciamento de Facilities e Properties”.
Lamberto Grinover – Graduado em engenharia mecânica pela Universidade Mackenzie, é responsável pelas operações, práticas de higiene, segurança do trabalho, segurança patrimonial e pessoal do portfólio da Brookfield Properties no Brasil, composto por 22 empreendimentos comerciais, dois parques logísticos e dois hotéis. Atua há mais de 24 anos no gerenciamento de facilities, properties e real estate, com passagens pela Nissan Itália, em Roma, e no Brasil, pela Cushman & Wakefield e Tishman Speyer.