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A importância da gestão de contratos no controle de contingências

A importância da gestão de contratos

Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho – seja ele uma obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra prestação (aqui entendida a “prestação” no sentido de conteúdo da obrigação contratada).

De fato, o cuidado com a gestão se aplica desde a fase pré-contratual, durante a fase contratual propriamente dita (entre a celebração do documento e o termo de recebimento da obra ou serviço) e inclusive na fase pós-contratual, após o encerramento formal do contrato, quando ainda subsistem deveres de garantias, sigilo de informações, assistência técnica, e outros. Tais deveres pós contratuais assumem importância não apenas jurídica mas, também, do ponto de vista do marketing e conservação da reputação do profissional, itens valiosos para o incremento das indicações e demanda de novos projetos.

Assim conceituada, a gestão de contratos apresenta-se como técnica instrumental necessária para a consecução de dois objetivos finais do profissional, prestador de serviços: (i) o controle das contingências, a saber, dos riscos envolvidos em todas as fases do contrato, orientando o gestor para as precauções necessárias à prevenção de riscos, transtornos, atrasos e, especialmente, em última análise, prejuízos; e (ii) a satisfação do cliente, seja com o resultado desejado do trabalho, física e materialmente considerado, seja com a conservação e valorização do relacionamento com o profissional, prestador do serviço, decorrente do reconhecimento de sua capacidade técnica e administrativa.

Cada profissional deve desenvolver sua própria técnica e métodos de controle para o gerenciamento de seus contratos e, mais que isso, de suas relações contratuais (conceito que abrange a qualidade do relacionamento entre as partes). A adaptação dos princípios gerais à realidade pessoal do profissional está diretamente relacionada à economia de tempo, que vem como decorrência da organização adequada de providências, documentos e tarefas. A sistematização dos procedimentos é, sem dúvida, um dos segredos da eficiência e segurança.

O profissional liberal – arquiteto projetista, engenheiro titular da construtora, designer de interiores, gerenciador de obras, decorador, etc. – muitas vezes se vê diante de diversos contratos em curso, desdobrando-se no acompanhamento e fiscalização de obras em diversos locais, com equipes diferentes e, o mais delicado: clientes diferentes, com os mais variados graus de exigência e compreensão da realidade do trabalho contratado. Tais circunstâncias exigem a conjugação da habilidade técnica com a relacional, para cujo sucesso um adequado sistema de gestão de contratos é fundamental.

As múltiplas formas de pagamento da remuneração devida, por exemplo, nos contratos de projeto e acompanhamento de obras, carecem de tratamento apropriado, pois a remuneração integral do contrato freqüentemente compõe-se se honorários técnicos mais comissões sobre os contratos terceirizados fechados com os fornecedores, cujo tratamento jurídico e legal é bastante diverso.

Nesse contexto de múltiplas necessidades e premências, muitas vezes as mais urgentes solapam as mais importantes e, não raro, o cuidado jurídico com as precauções contratuais, a antecipação de riscos, a prevenção de litígios com a eliminação de situações potencialmente controversas, entre outros, passa completamente despercebida, e só vem a ser notada, infelizmente, quando se apresenta iminente a desavença de interesses e entendimentos entre profissional e cliente, ou entre profissional e terceirizados, por exemplo.

É sabido que, na realidade dos escritórios e pequenas empresas brasileiras (às vezes, até em médias e grandes empresas), não há estrutura própria para um departamento jurídico que conheça as especificidades dos tipos contratuais próprios ao mercado da construção civil – há, de fato, poucos profissionais especializados nesse setor. A elaboração e revisão dos contratos é, no geral, entregue ao engenheiro ou arquiteto encarregado da obra, que avalia o contrato em seu foco profissional – o resultado pretendido – deixando de considerar os requisitos formais de validade para a constituição e implementação das obrigações contratuais, a preparação para o cenário de uma recuperação judicial do crédito em caso de inadimplemento, e tantos outros aspectos.

Os contratos licitados, firmados com a administração pública, agregam uma profusão de peculiaridades, decorrentes da legislação constitucional e administrativa. Em tais relações, destaca-se a supremacia do interesse público que freqüentemente subverte a ordem natural da execução das obrigações numa perspectiva isonômica, isto é, de igualdade e paridade contratual que permeia os contratos entre particulares, mas não prevalece nos contratos firmados com a administração pública.

A atenção do gestor de contratos e obras públicas deve ser redobrada, pois os princípios administrativos da publicidade, moralidade, eficiência, entre outros, exigem a documentação acurada de eventos e procedimentos. Além disso, o imperativo de adequação de todas as fases contratuais e procedimentos de acompanhamento e execução às previsões do edital, acrescem dificuldades, ainda mais quando o gestor, responsável pelo acompanhamento e execução do contrato, não participou da fase de discussão, elaboração e aprovação do edital, projeto básico, executivo, memoriais e, finalmente, do contrato em si.

Se bem que, nos contratos licitados, o quesito “satisfação do cliente” pode ser mitigado, até como decorrência do princípio da impessoalidade que rege a administração pública, não se pode perder de vista que a possibilidade de aplicação auto-executável de penalidades por descumprimento parcial ou total de obrigações contratuais torna imprescindível o melhor controle possível da execução dos contratos, para garantir o recebimento integral das parcelas contratadas nas medições periódicas. O Poder Judiciário está abarrotado de causas, às vezes milionárias, de construtoras que reclamam prejuízos havidos com o atraso ou negativa de pagamento de parcelas devidas, em razão de controvérsias nas medições, ausência de documentação e clareza de critérios, despreparo do gestor do contrato, entre outros. A discussão judicial costuma durar muitos anos e não são raros os casos de construtoras que faliram durante a espera.

O profissional da construção civil, notadamente o engenheiro e o arquiteto que assumem a responsabilidade técnica têm sobre si pesado encargo técnico e jurídico. O encargo técnico dispensa mais comentários pois profissional é preparado para tais desafios e os tem em foco, desde a formação acadêmica, até o aprendizado da experiência acrescido da necessária atualização profissional, que deve ser contínua na carreira. O encargo jurídico decorre da responsabilidade legal do profissional, nas esferas cível, penal e administrativa, todas elas agravadas pelo fato de que o responsável técnico responde não apenas por si mas também sobre o serviço ou a obra integralmente considerados, incluindo todos os fatores e colaboradores que concorrem para a execução.

O gestor do contrato deve fiscalizar a solidez e segurança da obra, a qualidade dos materiais, o atendimento dos prazos, o trabalho dos prestadores de serviço (que, muitas vezes, não foi ele quem contratou), o cumprimento de encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários, o atendimento às normas de segurança do trabalho, a regularidade de pagamentos, e tantos outros itens. Deve não apenas verificar eventuais desconformidades como atuar para que sejam corrigidas.

O enfrentamento de todo esses desafios e encargos é possível, contanto que o profissional se prepare, não apenas para a constante evolução técnica das diversas áreas da construção civil, mas também para as precauções contratuais e as técnicas de controle e administração de contratos e relações contratuais. Um contrato claro, abrangente e bem redigido, acompanhado de procedimentos de controle, acompanhamento, registro e documentação de tarefas e incidentes constituem, sem dúvida, uma importante ferramenta para que a conclusão bem sucedida de uma bela obra ou projeto seja coroada por bons resultados financeiros e incremento do relacionamento com o cliente. 
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PERFIL

Dra. Cristina Angélica de Oliveira Rodrigues Moura é graduada pela Faculdade de Direito do Largo São Francisco da Universidade de São Paulo - USP/SP, com mestrado em Direito Civil na mesma instituição, com o tema “Requisitos para a resolução de contratos por onerosidade excessiva da prestação no novo Código Civil”. Advogada associada de Pinheiro Neto Advogados desde 1999, atuando no contencioso cível, especialista em litígios complexos envolvendo quebra de contratos e responsabilidade civil. Co-Autora do livro, recém lançado, "Ensaios sobre Responsabilidade Civil na Pós-Modernidade" e autora de diversos artigos publicados. Professora convidada do curso de Pós-graduação em Direito Empresarial da Uninove.

Site: http://www.pinheironeto.com.br

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