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Business Intelligence acessível às empresas de construção civil

Por Alexandre Cappellozza, coordenador do Mestrado Profissional em Administração do Desenvolvimento de Negócios da Universidade Presbiteriana Mackenzie, e Carlos Fragomeni, NetoSenior Associate - IFS na PwC Brasil

Entre os diversos desafios nas empresas de construção civil, um deles se trata do processo de decisão e que costuma ser uma tarefa complexa pelos gestores que precisam ter agilidade que lhes é exigida nesse mercado tão competitivo.

Além disso, existe a necessidade das empresas de se adequarem a uma nova realidade na qual há um grande número de dados disponíveis para a tomada de decisão. Esses dados podem ser utilizados para analisar fornecedores, clientes, concorrentes, produtos e outras possibilidades.

Nesse cenário, as empresas que detêm mais informações e conseguem analisar de maneira efetiva os dados disponíveis no mercado terão vantagem competitiva frente às empresas que têm estratégias baseadas em crenças.

Assim, este artigo é um exemplo de um caso real para o mercado da construção civil na apresentação de ferramentas de análise de dados em uma construtora para apoio das decisões do negócio, auxiliando os decisores na tomada de decisões mais assertivas.

Na empresa analisada, as decisões estratégicas eram tomadas, na maioria das vezes, com base na percepção dos sócios, poucas vezes orientadas por uma análise de dados. Não se deve, obviamente, desprezar a intuição: essa pode favorecer a criatividade e inovações nas empresas.

Contudo, quando os decisores tentam resolver um problema complexo considerar as possíveis várias facetas, ou informações completas, as suas decisões podem se tornar frágeis ao desenvolvimento dos seus negócios.

A proposta de solução nessa empresa foi a criação de ferramentas de controles aos custos das obras por meio de um sistema de Business Inteligence gratuito. Ele serviu para auxiliar a elaboração de relatórios diversos e auxiliar o time de execução a monitorar os gastos dos projetos com informações sobre alimentação, locomoção, manutenção, despesas bancárias, impostos, custo de mão de obra, matérias-primas de construção, seguros, treinamentos e outras despesas.

Anterior a essa implantação, era necessário ter dois arquivos impressos em mãos e comparar os meses manualmente, o que era dispendioso e improdutivo. Outro problema era o número de páginas impressas para elaboração de um relatório; além de representar um custo adicional de impressão, era difícil para a liderança analisar profundamente os dados, já que estavam distribuídos em diversas folhas.

Como alternativa a esses relatórios impressos, elaborou-se a consolidação automatizada dos históricos mensais a geração de dashboards com análises das obras. Ao analisar os pontos fortes da empresa com a elaboração dos novos relatórios, foi possível diagnosticar de maneira mais clara as informações dos custos de obras, o que pode auxiliar a empresa na gestão e uso das informações. Na Figura 1, observa-se a visualização do dashboard de indicadores do relatório de obras exportado pelo novo sistema de Business Intelligence implantado.

Business Intelligence
Figura 1. Relatório de obras do sistema de Business Intelligence.

Na primeira página do relatório, os sócios da empresa já conseguem pesquisar as informações dos históricos dos custos de obras de maneira simples e rápida.

No entanto, ao analisar uma obra específica, é difícil validar se os altos custos são consequência de um erro operacional da própria empresa ou se existe um contrato com algum fornecedor específico que possa ser otimizado. Para suprir essa necessidade, foi elaborada uma segunda aba ao relatório com a finalidade de facilitar a análise dos usuários do relatório sobre os fornecedores de cada obra executada. Anteriormente à implantação, o sócio da empresa precisava exportar manualmente os relatórios de todos os meses diretamente do sistema ERP antigo e utilizava a calculadora para consolidar as informações por fornecedor.

Houve um grande incremento no número de relatórios gerados para análise de dados dessa construtora. Entre os relatórios de maior sucesso pelos gestores, destacam-se o relatório de monitoramento de ferramentas das obras da empresa e o relatório de monitoramento das horas extras dos funcionários.

O relatório de monitoramento das obras tem como principal função acompanhar o inventário de todas as obras que estão sendo executadas pela empresa, já que é comum que os funcionários que nelas trabalham solicitem a compra de novos materiais sempre que necessário e essa aquisição só pode ser feita após a verificação do estoque da empresa, para que não se compre uma ferramenta que já está alocada na obra solicitante.

O relatório de monitoramento das horas extras dos funcionários foi necessário para monitorar todos os funcionários do time técnico e evitar que eles façam horas extras além do planejado inicialmente no escopo das obras em que estão alocados.

De acordo com os sócios da empresa, o aumento no volume de informações os auxiliou nas tomadas de decisões estratégicas da empresa. Também houve uma maior aderência à tecnologia, tanto da liderança quanto dos funcionários do time administrativo, que estão compartilhando entre eles novas formas de análise e conhecimentos sobre as ferramentas computacionais, repensando a atual forma de trabalho e buscando executar as tarefas diárias de maneira mais eficiente com um modelo de melhoria contínua.

Destaca-se que apoio da liderança da empresa na implantação, desde o planejamento até a entrega do projeto, bem como o comprometimento de todo o time técnico da construtora em responder de maneira rápida todas as demandas desta implantação foram fatores críticos de sucesso para o alcance dos objetivos desta implantação.

Entre outras lições aprendidas nesse projeto, cita-se a implantação desse sistema que permitiu domar a complexidade de gerir os custos de mais de uma obra com qualidade de informação e agilidade. Além disso, durante a implantação, foram necessárias várias adequações nas bases de dados da empresa exportadas pela ferramenta para que o projeto fosse finalizado com sucesso.

E, por fim, recomenda-se, aos interessados na implantação desses sistemas, a execução de um diagnóstico e mapeamento detalhado dos processos internos da empresa. Essa ação permitirá a compreensão ampla da situação vivida pela empresa para que a proposta de melhoria se encaixe no atual momento da organização considerando o macroambiente em que ela está inserida e as especificidades que a distinguem no seu setor.

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PERFIL

Alexandre Cappellozza é coordenador do Mestrado Profissional em Administração do Desenvolvimento de Negócios da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Carlos Fragomeni Neto é Senior Associate - IFS na PwC Brasil.

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