Banner AECweb
menu-iconPortal AECweb

O que faz um administrativo de obras?

Mais do que o desafogo da burocracia para o engenheiro, profissional é responsável por quesitos centrais para a rentabilidade das obras, como o controle de materiais e pagamentos, gestão de pessoal e o apoio logístico

Publicado em: 17/05/2022

Texto: Eric Cozza

duas pessoas olhando dados em uma obra, completamente paramentadas com equipamentos de segurança
Digitalização da construção civil possui impacto direto no trabalho do administrativo de obras, antes caracterizado por atividades burocráticas e repetitivas. Foco agora é na resolução de problemas com o apoio de ferramentas informatizadas (Foto: Shutterstock)

Um profissional sem formação técnica designado apenas para lidar com aspectos burocráticos dos canteiros e atividades repetitivas. Se você ainda tem essa imagem do administrativo de obras, precisa reavaliar conceitos e saber como as boas construtoras têm utilizado esse profissional.

Tarefas relacionadas ao controle de cartões de ponto, de entrada e saída de pessoal e validade de exames, por exemplo, já podem ser automatizadas e realizadas por sistemas de catracas eletrônicas, leitores biométricos e até reconhecimento facial, entre outras tecnologias. Cabe ao administrativo, então, a operação de tais sistemas e a gestão das informações obtidas.

APOIO AO ENGENHEIRO CIVIL

Figura central em muitos canteiros, assim como o mestre de obras, costuma estar subordinado ao engenheiro responsável. Em algumas empresas de maior porte, entretanto, pode ser uma espécie de representante da área administrativa-financeira da companhia no canteiro, respondendo diretamente ao escritório central. Há também o caso de construtoras que criam centrais de administrativos, que acabam se responsabilizando por mais de um empreendimento.

Para lidar com os faturamentos, guias e tributos, os sistemas ERP hoje se integram com a receita municipal, estadual e federal, aliviando a carga de trabalho burocrático não apenas para a obra, mas também para o escritório central
Eng. Marcos Sarge, diretor da Tallento Engenharia

A função nasceu, basicamente, para retirar do engenheiro de obras algumas tarefas que o afastavam das prioridades do famoso tripé custo, prazo e qualidade, desviando-o para problemas administrativos e exigências burocráticas.

“O engenheiro acabava sobrecarregado, apagando pequenos incêndios o tempo todo, sem tranquilidade para se focar nos aspectos de execução, que já são suficientemente complexos”, afirma Marcos Sarge, diretor da Tallento Engenharia.

AUTOMATIZAÇÃO GANHA ESPAÇO

Com o recente avanço da digitalização das obras, entretanto, a rotina do administrativo começa a se alterar, assim como o perfil do profissional selecionado pelas empresas. Atividades habituais como o lançamento de notas fiscais ou as conciliações de pagamentos hoje podem ser informatizadas.

“Ganham cada vez mais espaço o uso de sensores RFID ou portais com escâneres de QR Code para o manejo de materiais e a gestão da produtividade de mão de obra”, revela Sarge. Dispositivos de identificação por radiofrequência, os sensores RFID permitem realizar funções de identificação de objetos, rastreabilidade e controle de acesso.

“Para lidar com os faturamentos, guias e tributos, os sistemas ERP hoje se integram com a receita municipal, estadual e federal, aliviando a carga de trabalho burocrático não apenas para a obra, mas também para o escritório central”, completa o diretor da Tallento.

O mesmo impacto das novas tecnologias ocorre com outras atividades centrais para os administrativos de obras. É caso do controle de estoque e almoxarifado, da verificação dos prazos de validade de insumos, da checagem do desperdício, do contato com fornecedores e do lançamento de notas fiscais.

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES DO ADMINISTRATIVO DE OBRAS

Mas quais são, afinal, os principais requisitos exigidos desse profissional? Confira a seguir algumas das habilidades e competências desejadas pelos contratantes.

1) Conhecimentos básicos de gestão

O Eng. Renato Genioli, sócio-fundador da construtora e incorporadora R. YAZBEK, divide as atribuições dos administrativos em três campos: a gestão de pessoal da construtora (procedimentos básicos de RH, controle de horas etc.); gerenciamento dos subempreiteiros (documentações, acessos, permissões etc.) e os trâmites administrativos (recebimento de materiais, pagamentos, notas fiscais e almoxarifado).

“É necessário ter um conhecimento prévio dessas áreas, mas também assimilar bem a cultura da empresa.”, aconselha Genioli. Vale ressaltar o perfil estratégico das áreas relacionadas ao administrativo. Todas estão diretamente ligadas a aspectos financeiros e ao gerenciamento de riscos relevantes, como processos trabalhistas, fraudes em pagamentos, erros em recolhimentos de tributos etc. A formação em administração de empresas ou contabilidade, seja no nível técnico ou superior, costuma ajudar.

Há casos em que a construtora trabalha com um determinado sistema, mas o ERP da incorporadora ou do contratante da obra é outro. O administrativo tem que se virar para atuar nas duas frentes
Eng. Renato Genioli, sócio-diretor da construtora e incorporadora R.YAZBEK

2) Organização e domínio dos processos

Ser organizado e disciplinado com as rotinas administrativas e os processos da construtora é fundamental. Qualquer erro pode gerar riscos ou prejuízos para a empresa. Costuma-se dizer que o administrativo de obras “não abre planta”, ou seja, não possui responsabilidade técnica. É verdade, mas como receber ou inspecionar o recebimento de insumos sem o conhecimento prévio dos processos logísticos da obra? Ou como evitar contingências trabalhistas sem a rigidez no cumprimento das regras estabelecidas pela construtora? Conhecimento pleno dos processos e disciplina são muito importantes.

3) Habilidade com planilhas e sistemas de gestão (ERPs)

Os sistemas estão mais amigáveis, mas ainda dão trabalho e cada um possui as suas particularidades. Conhecer um pouco da dinâmica dos softwares de gestão vai ajudar os novos profissionais nessa área. É uma ferramenta do cotidiano, assim como as planilhas Excel, cuja operação no nível intermediário é fundamental. “Há casos em que a construtora trabalha com um determinado sistema, mas o ERP da incorporadora ou do contratante da obra é outro”, revela Genioli. “O administrativo tem que se virar para atuar nas duas frentes.”

4) Ética e transparência

Assim como ocorre em relação à área de suprimentos, o relacionamento com fornecedores torna a função do administrativo mais suscetível a eventuais abordagens em busca de favorecimentos. Aqui, vale a regra de ouro: fique sempre do lado do compliance. A palavra tem origem no verbo em inglês to comply e significa “agir de acordo com uma regra”. Seguir o código de ética da companhia e monitorar todas as transações com transparência são medidas que apoiam os profissionais. Trabalhar para automatizar os processos da área, eliminando trabalhos manuais e sujeitos a erros, também ajuda a diminuir ocorrências indesejáveis.

As pessoas também perguntam: O que faz um mestre de obras na construção civil?

5) Capacidade de comunicação e interpretação de texto

Quem conhece o cotidiano de um canteiro de obras sabe que a convivência com diferentes tipos de pessoas é intensa e demanda paciência, flexibilidade e capacidade de comunicação. Faz diferença aí tanto a oratória e a habilidade de transmitir conceitos complexos quanto a capacidade de escrita e de interpretação de texto. Os relatos de problemas em obras decorrentes de troca de mensagens truncadas ou mal escritas têm sido mais frequentes. O mesmo vale para a leitura equivocadas de processos, contratos e procedimentos. Então, se estiver almejando uma vaga nessa área, saiba que a competência em interpretação de texto e a habilidade de se expressar poderão ser testadas pelos contratantes.

Carreira: qual é a sua sugestão de tema para o nosso espaço dedicado aos profissionais de Engenharia Civil, Arquitetura e Construção?

Colaboração técnica

Marcos Sarge – Graduado em engenharia civil pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) e pós-graduado em gestão empresarial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Possui também mestrado profissional pelo Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo (IPT). Diretor da Tallento Engenharia, atuou também no Grupo Schahin e Brookfield.
Renato Genioli – Sócio fundador da Construtora e Incorporadora R. Yazbek, é formado em engenharia civil pela Universidade Franciscana e pós-graduado em administração de empresas e negócios imobiliários. Atuação institucional no SindusCon-SP, Secovi-SP e CB002 – Comitê Brasileiro da Construção Civil da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) há mais de 30 anos.